Платёжный календарь проекта: как увидеть кассовый разрыв до подписания
Что такое платёжный календарь и чем он не БДДС
Платёжный календарь — это список денежных событий проекта по датам: когда придёт аванс, когда платить за металл, когда закрывается акт и приходит оплата. Плюс колонка, в которой всё это накапливается нарастающим итогом.
Его часто путают с БДДС — бюджетом движения денежных средств. Разница принципиальная:
| БДДС | Платёжный календарь | |
|---|---|---|
| Горизонт | Месяц, квартал, год | Конкретные даты |
| Охват | Компания целиком | Обычно один контракт |
| Отвечает на вопрос | Сойдёмся ли за период | Хватит ли денег в этот день |
| Кассовый разрыв | Может не показать вовсе | Видно точную дату и глубину |
Месячный бюджет легко показывает плюс, внутри которого была неделя, когда платить было нечем. Календарь по датам этот провал показывает.
Разбор на цифрах: контракт 84 млн
Возьмём типовой контракт на поставку промышленного оборудования с монтажом. Цена — 84 млн ₽. Схема оплаты обычная: аванс 30 %, 45 % по акту изготовления, 20 % по акту монтажа, 5 % после сдачи.
Собственные деньги на старте — ноль. Вот что происходит по датам.
| Дата | Событие | Поступление | Выплата | Накопленным итогом |
|---|---|---|---|---|
| 01.10.26 | Аванс 30 % | 25 200 000 | 25 200 000 | |
| 26.11.26 | Проектирование, субподряд | 6 000 000 | 19 200 000 | |
| 26.11.26 | Металл и материалы | 18 000 000 | 1 200 000 | |
| 14.12.26 | Комплектующие, партия 1 | 22 000 000 | −20 800 000 | |
| 20.01.27 | Комплектующие, партия 2 | 14 000 000 | −34 800 000 | |
| 09.02.27 | ФОТ и заводские испытания | 4 500 000 | −39 300 000 | |
| 25.02.27 | Оплата 45 % по акту | 37 800 000 | −1 500 000 | |
| 12.03.27 | Транспорт и такелаж | 2 600 000 | −4 100 000 | |
| 12.03.27 | Монтаж, субподряд | 5 500 000 | −9 600 000 | |
| 23.04.27 | ФОТ и командировочные | 3 000 000 | −12 600 000 | |
| 23.04.27 | Оплата 20 % по акту монтажа | 16 800 000 | 4 200 000 | |
| 07.05.27 | Налоги и взносы | 2 500 000 | 1 700 000 | |
| 07.05.27 | Окончательный расчёт 5 % | 4 200 000 | 5 900 000 | |
| Итого | 84 000 000 | 78 100 000 | 5 900 000 |
Смотрите, что показала таблица. Контракт прибыльный: 5,9 млн по плану. Но с 14 декабря по 23 апреля компания находится в минусе, а 9 февраля проваливается на 39,3 млн. Аванс — 25,2 млн — эту яму не закрывает.
Три числа, ради которых всё считается
Пик потребности в заёмных средствах
Минимум по колонке накопленного итога. В примере — 39,3 млн на 9 февраля. Это ответ на вопрос «сколько денег нужно иметь, чтобы взяться за эту работу». Если такой суммы нет ни своей, ни кредитной линии — контракт брать нельзя, какая бы ни была маржа.
Дата выхода в плюс
День, после которого проект перестаёт быть в минусе окончательно. Здесь — 23 апреля, то есть почти через семь месяцев после старта. Важно считать дату именно после последнего провала: формальный «первый плюс» приходится на день аванса и ничего не значит.
Прибыль по плану
Итог накопленным на конец — 5,9 млн, около 7 % от цены контракта. Это то, что останется, если ничего не сдвинется.
Сколько стоит эта яма
Дальше — арифметика, которую почти никто не делает до подписания. Деньги, которыми закрывается разрыв, не бесплатны.
Посчитаем грубо. С середины декабря по конец апреля средняя глубина минуса в примере — около 17,5 млн, держится примерно четыре с половиной месяца. При ставке 25 % годовых обслуживание этого долга обойдётся примерно в 1,5 млн ₽.
То есть около четверти плановой прибыли уходит на проценты. А если оплата по акту задержится на месяц — что бывает регулярно, — доля вырастет ещё. Это не повод отказываться от контракта, но это повод знать цифру заранее: с ней можно торговаться об авансе, о разбивке этапов или о сроке оплаты.
Повесьте платежи на события графика — и пик потребности, дата выхода в плюс и прибыль посчитаются сами. Сдвинули поставку — все три числа пересчитались.
Открыть демо без регистрацииКак построить календарь: пять шагов
1. Возьмите график работ
Платежи привязаны к событиям плана, поэтому начинать надо с графика. Если его ещё нет — соберите по шаблону графика производства работ.
2. Выпишите поступления
Аванс и оплаты по этапам. Важно ставить не дату подписания акта, а дату, когда деньги реально придут: если в договоре «оплата в течение 15 рабочих дней с даты акта», прибавьте эти дни. Три недели разницы меняют картину.
3. Выпишите выплаты
Здесь чаще всего забывают четыре вещи: налоги и страховые взносы, фонд оплаты труда по месяцам, транспорт и такелаж, командировочные на монтаж. По отдельности мелочь, вместе — заметная сумма.
4. Посчитайте накопленный итог
Каждая строка — предыдущий итог плюс поступление минус выплата. Это единственная колонка, которая имеет значение.
5. Найдите минимум и дату
Минимум по колонке — пик потребности. Дата этой строки — когда он наступит. В шаблоне ниже обе величины считаются формулами.
Шаблон Excel — скачать
Готовый файл: колонки дат, событий, поступлений и выплат, накопленный итог формулой и блок метрик внизу — пик потребности, дата пика, выход в плюс, прибыль. Разобранный выше пример уже внутри, под ним пустые строки под ваш контракт.
Где таблица ломается
Шаблон честно закрывает задачу «посчитать один раз перед подписанием». Дальше начинаются две проблемы, и обе не решаются формулами.
Календарь не знает про график. Даты платежей вы проставили руками. Сдвинулась поставка на три недели — таблица об этом не узнает: она покажет старую картину, пока вы не перебьёте даты. А перебивать нужно и дату оплаты, и все зависящие от неё выплаты.
Отдельные контракты не складываются. Если объектов пять, у вас пять таблиц. Вопрос «а что с деньгами компании в марте» требует шестой, сводной — и она устаревает быстрее всех.
Обе проблемы решаются одинаково: платежи должны висеть на событиях плана, а не на датах. Тогда сдвиг этапа сам двигает платёж, а пик потребности пересчитывается на лету. Так работает Сроки.PRO: график работ и деньги контракта — один документ, а не два файла.
Если же у вас один контракт в год с полной предоплатой — шаблона хватит с запасом, и ничего больше не нужно.
Вопросы и ответы
Чем платёжный календарь отличается от БДДС?
БДДС — бюджет движения денежных средств компании, обычно помесячный и по всем проектам сразу. Платёжный календарь ведётся по конкретным датам и по одному контракту: он отвечает, хватит ли денег в конкретный день, а не в среднем за месяц.
Что такое пик потребности в заёмных средствах?
Самая нижняя точка накопленного денежного потока — максимальная сумма, которую придётся вложить своих или занять, прежде чем поступления перекроют расходы. Считается как минимум по колонке нарастающего итога.
Аванс 30 % покрывает потребность в деньгах?
Обычно нет. Основные затраты — комплектующие и материалы — приходятся на период до оплаты по акту изготовления. В разобранном примере при авансе 25,2 млн пик потребности составил 39,3 млн, в полтора раза больше.
Как часто нужно обновлять календарь?
Каждый раз, когда сдвигается срок в графике работ. Платежи привязаны к событиям плана: уехала поставка — уехала и оплата по акту, а значит меняются глубина ямы и дата выхода в плюс.
А если заказчик задержит оплату?
Это стоит посчитать заранее: сдвиньте в календаре дату поступления на месяц и посмотрите на новый минимум. Обычно выясняется, что запас прочности меньше, чем казалось, — и тогда в договоре появляется смысл торговаться за аванс или за сокращение срока оплаты.
Что почитать дальше
- График производства работ: образец, форма по 336/пр и шаблон Excel — с чего начинается платёжный календарь.